Früher gehörte zu jedem Fototag ein Stapel Papier: Bestellzettel austeilen, erinnern, einsammeln, zählen, nachfragen, Kuverts sortieren. Erzieherinnen kennen das besser als wir. Heute läuft derselbe Ablauf über einen QR-Code — und das Team hat den Vormittag wieder frei für die Kinder.
Wenn wir mit Kita-Leitungen über einen Fototag sprechen, kommt eine Frage fast immer zuerst: Wie viel Arbeit macht das uns? Die Sorge ist berechtigt. In vielen Einrichtungen war der Fototag jahrelang gleichbedeutend mit Verwaltungsaufwand, der irgendwo zwischen Frühdienst und Elterngespräch stattfinden musste.
Deshalb haben wir unseren Ablauf so gebaut, dass das Team an genau zwei Stellen beteiligt ist: bei der Terminabsprache und beim Verteilen einer kleinen Karte. Alles andere passiert zwischen uns und den Familien.
Was war das Problem mit den Zetteln?
Papier braucht Menschen, die es bewegen. Jeder Zettel musste ausgedruckt, in Fächer verteilt, erinnert und wieder eingesammelt werden. Wer fehlte, bekam ihn später. Wer ihn verlor, brauchte einen neuen. Und am Ende saß jemand aus dem Team abends da und ordnete Bestellungen Kindern zu.
- Bestellzettel gehen im Rucksack verloren oder werden nass.
- Kranke Kinder verpassen die Frist und brauchen Sonderwege.
- Namen und Gruppen müssen händisch zugeordnet werden.
- Bargeld im Umschlag bedeutet Verantwortung für das Team.
- Rückfragen landen bei den Erzieherinnen statt beim Fotografen.
Nichts davon hat mit Fotografie zu tun. Es ist Verwaltung, die eine Einrichtung übernimmt, weil bisher niemand eine bessere Lösung angeboten hat.
Wie läuft es stattdessen mit dem QR-Code?
Jedes Kind bekommt nach dem Fototag eine Karte mit einem QR-Code und einem Zugang zur passwortgeschützten Galerie. Die Eltern scannen den Code zu Hause, sehen die Bilder ihres Kindes und entscheiden in Ruhe. Was sie wählen, kommt als Fachabzug oder digital zu ihnen nach Hause — ohne Umweg über die Einrichtung.
- Eine Karte pro Kind, mehr Papier gibt es nicht.
- Der Zugang ist passwortgeschützt und zeigt nur die eigenen Bilder.
- Eltern entscheiden zu Hause, in ihrem Tempo.
- Die Lieferung geht direkt an die Familie.
- Rückfragen kommen zu uns, nicht ins Büro der Leitung.
Der schönste Satz nach einem Fototag kommt oft von der Leitung: Wir mussten diesmal gar nichts machen.
Was bleibt beim Kita-Team?
Wenig, und das absichtlich. Vor dem Termin klären wir gemeinsam, welche Kinder fotografiert werden dürfen und welcher Raum oder Gartenbereich sich eignet. Am Fototag selbst begleitet meist eine vertraute Person die Gruppen — das beruhigt Kinder und hält den Ablauf im Fluss.
Nach dem Termin verteilt das Team die Karten in die Fächer. Das war es. Es gibt keine Kasse, keine Liste, keinen Nachlauf. An einem Vormittag fotografieren wir etwa 50 bis 70 Kinder, ohne dass der Tagesablauf in der Einrichtung kippt.
Ist digital auch datenschutzfreundlicher?
In der Praxis ja. Bilder liegen in einer passwortgeschützten Galerie, zu der nur die jeweilige Familie Zugang hat. Es kursieren keine Abzüge in Rucksäcken, es liegen keine Kinderfotos zur Ansicht im Flur, und niemand im Team muss Bilder anderer Familien verwahren.
Die Einwilligungen klären Einrichtung und Eltern wie gewohnt vorab. Wir fotografieren ausschließlich Kinder, für die eine Zustimmung vorliegt — die Liste dafür führt die Einrichtung, weil sie sie ohnehin hat.
Wie fühlt sich die Umstellung an?
Für Teams, die jahrelang Zettel gesammelt haben, ungewohnt ruhig. Die häufigste Rückfrage lautet: Und wir müssen wirklich nichts einsammeln? Nein. Der zweite Fototag mit uns wird dadurch fast beiläufig — man kennt den Weg, und die Vorbereitung besteht aus einem Termin im Kalender.
Den kompletten Weg vom Termin bis zur Lieferung finden Sie hier: Ablauf ansehen
