Die Frage, die uns Elternräte am häufigsten stellen, klingt harmlos: „Was schreiben wir denn den Eltern?“ Dahinter steckt viel — Termin, Einwilligung, Kleidung, Galerie, Bestellung. Wir haben aus vielen Fototagen einen Fahrplan gebaut, der in vier Schritten funktioniert und mit ein paar Textbausteinen auskommt. Nutzen Sie ihn gern als Grundlage und passen Sie ihn an Ihre Einrichtung an.
Kommunikation rund um den Fototag hat ein einziges Ziel: Am Morgen selbst soll niemand überrascht sein. Weder das Kind, das plötzlich fotografiert wird, noch die Eltern, die von einer Galerie hören, mit der sie nicht gerechnet haben.
Wann informiert man die Eltern am besten?
Vier Wochen vorher beginnt der Fahrplan, und er besteht aus drei kurzen Nachrichten statt einem langen Brief. Kurze Nachrichten werden gelesen, lange werden aufgehoben und vergessen.
- Vier Wochen vorher: Termin ankündigen und die Einwilligung beilegen.
- Zwei Wochen vorher: Rücklauf der Einwilligungen einsammeln und erinnern.
- Zwei Tage vorher: kurze Erinnerung mit Datum und Hinweis auf Wunschkleidung.
- Am Fototag: Kinder bekommen ihre persönliche QR-Karte mit nach Hause.
- Nach dem Fototag: kurze Info, dass die Galerie freigeschaltet ist.
Was müssen Eltern vorab wissen?
Weniger, als man denkt — aber das Wenige vollständig. Fünf Punkte decken erfahrungsgemäß alle Rückfragen ab: Wann ist der Termin, wer fotografiert, wie werden die Kinder fotografiert, wie kommen die Bilder zur Familie und wie wird mit den Aufnahmen umgegangen.
Alles Weitere klärt sich am Tag selbst oder in der Galerie. Wichtig ist, dass keine Familie erst aus dem Rucksack ihres Kindes erfährt, dass fotografiert wurde.
Welche Formulierungen haben sich bewährt?
Die folgenden Bausteine sind bewusst allgemein gehalten. Setzen Sie Datum, Gruppen und Ansprechperson Ihrer Einrichtung ein, streichen Sie, was nicht passt.
- Ankündigung: „Am [Datum] besucht uns der Fotograf Serkan Can von Klassenbilder Fotografie. Er fotografiert die Kinder im Laufe des Vormittags in kleinen Gruppen — natürlich und ohne Zeitdruck. Zum Abschluss entsteht das Gruppenfoto.“
- Einwilligung: „Damit Ihr Kind fotografiert werden kann, geben Sie uns bitte die beiliegende Einwilligung bis zum [Datum] zurück. Ohne Rückmeldung nimmt Ihr Kind am Fototag nicht teil.“
- Ablauf für die Kinder: „Für Ihr Kind ändert sich am Tagesablauf wenig. Es wird von einer vertrauten Person zum Fotoraum begleitet und kommt danach in seine Gruppe zurück.“
- Kleidung: „Ihr Kind darf tragen, worin es sich wohlfühlt. Einfarbige Oberteile in ruhigen Farben wirken auf Bildern besonders schön, ein Ersatzoberteil im Rucksack schadet nie.“
- Galerie: „Nach dem Fototag erhält Ihr Kind eine persönliche Karte mit QR-Code. Darüber sehen Sie ausschließlich die Bilder Ihres eigenen Kindes sowie das Gruppenfoto und können in Ruhe zu Hause auswählen.“
- Erinnerung: „Kleine Erinnerung: Übermorgen ist Fototag. Bitte denken Sie an die Einwilligung, falls sie noch nicht abgegeben wurde.“
Der beste Elternbrief ist der, auf den keine Rückfrage kommt — weil alles drinsteht.
Wie werden die QR-Karten verteilt?
Wir bringen die Karten am Fototag mit und ordnen sie den Kindern zu. In der Kita gehen sie in das Fach oder die Tasche des Kindes, in der Grundschule meist über die Klassenlehrkraft in die Postmappe. Familien mit mehreren Kindern in derselben Einrichtung erhalten pro Kind eine Karte.
Wenn eine Karte verloren geht, ist das kein Drama: Die Einrichtung meldet sich bei uns, und wir stellen den Zugang für dieses Kind erneut bereit. Bitte geben Sie Zugangsdaten nur innerhalb der eigenen Familie weiter.
Was übernimmt der Elternrat, was die Leitung?
In den meisten Einrichtungen bringt der Elternrat den Vorschlag ein und begleitet die Kommunikation, während die Leitung Termin und Raum freigibt und die Einwilligungen verwaltet. Diese Aufteilung funktioniert gut, weil Eltern die Ankündigung von Eltern erfahrungsgemäß besonders aufmerksam lesen.
Uns gegenüber genügt eine Ansprechperson. Mit ihr stimmen wir Termin, Gruppenzahl und Ablauf ab — alles andere läuft am Tag selbst über die pädagogische Begleitung der Kinder.
Wenn der Termin steht, planen wir den Rest gemeinsam: Termin anfragen
