Früher bestand ein Fototag zu einem großen Teil aus Papier: Bestellzettel, Umschläge, Kleingeld, Nachfragen im Sekretariat. Wir haben diesen Teil abgeschafft. Was bleibt, ist ein Vormittag mit Kindern und danach eine Karte pro Kind, die Eltern zu ihren Bildern führt. Hier erzähle ich, wie dieser Ablauf konkret aussieht.
Der wichtigste Satz zuerst: Für die Einrichtung bleiben genau drei Aufgaben — ein Termin, ein Raum, eine Ansprechperson. Alles andere passiert außerhalb des Hauses. Genau deshalb funktioniert dieser Ablauf auch an Tagen, an denen im Kollegium ohnehin schon zu viel gleichzeitig läuft.
Wie beginnt ein Fototag mit QR-Code?
Er beginnt mit einem Gespräch über Ihren Tagesablauf, nicht über Fotografie. Wir klären Wunschzeitraum, Gruppen- oder Klassenzahl, den Raum mit dem besten Tageslicht und einen Ausweichplan für Regenwetter. Danach erhalten Sie einen fertigen Informationstext, den Sie unverändert an die Eltern weitergeben können.
In diesem Schritt liegen auch die Einwilligungen: Eltern entscheiden vorab und in Ruhe zu Hause. Am Fototag muss deshalb niemand Formulare einsammeln oder Namen abgleichen — die Vorbereitung ist zu diesem Zeitpunkt vollständig erledigt.
Was passiert am Fototag selbst?
Wir fotografieren im Alltag der Kinder: Gruppe für Gruppe kommt vorbei, jedes Kind bekommt seine Minuten, und zum Abschluss entstehen die Gruppenbilder. An einem Tag sind das rund 50 bis 70 Kinder — bewusst nicht mehr, damit niemand hetzen muss.
- Ankommen: Wir bauen früh auf, damit die Kinder das Licht schon kennen, wenn sie hereinkommen.
- Kennenlernen: Ein kurzer Moment zum Reden, bevor die Kamera überhaupt hochgeht.
- Porträts: ungestellt, in Bewegung erlaubt — Kinder dürfen sitzen, klettern, lachen.
- Zwischendurch: Kinder, die später gebracht wurden, schieben wir flexibel ein.
- Abschluss: Gruppen- und Klassenbilder, wenn alle einmal dabei waren.
Wie kommen Eltern an die Bilder ihres Kindes?
Jedes Kind erhält eine eigene QR-Karte. Eltern scannen den Code mit dem Handy und landen direkt in einer passwortgeschützten Galerie mit den Bildern ihres Kindes — kein Konto, kein Suchen, keine Liste, die im Haus geführt werden muss.
Dieses Detail ist der eigentliche Unterschied zur Zettelwirtschaft. Die Karte ersetzt Bestellzettel, Umschläge und Rückläufe in einem Schritt: Wer die Karte hat, sieht die Bilder; wer sie nicht hat, sieht nichts. Für Leitungen bedeutet das, dass nach dem Fototag nichts mehr zurückkommt.
Wie bestellen Eltern und was kommt an?
Eltern bestellen selbst und freiwillig in der Galerie — Fachabzüge, digitale Dateien oder beides. Geliefert wird nach Hause. In der Einrichtung wird kein Geld eingesammelt und nichts verteilt.
- Freiwillig: Wer nichts bestellen möchte, bestellt nichts — ohne Nachfrage.
- Direkt: Die Lieferung geht an die Familie, nicht an die Einrichtung.
- Ruhig: Fragen zu Bestellungen landen bei uns, nicht im Sekretariat.
Wenn nach dem Fototag nichts mehr auf dem Schreibtisch der Leitung landet, haben wir unsere Arbeit gemacht.
Was bringt dieser Ablauf der Einrichtung?
Er nimmt Verwaltung weg und gibt Zeit zurück. Für Kitas und Grundschulen ist der Fototag kostenfrei, die Vorbereitung besteht aus einer Nachricht an die Eltern, und am Tag selbst bleibt der Alltag bestehen.
- Keine Bestellzettel, keine Umschläge, kein Bargeld im Haus.
- Einwilligungen liegen digital vor dem Termin vor.
- Fertiger Elterntext zum Weiterleiten.
- Ein Ansprechpartner für alle Rückfragen — auch nach dem Termin.
Wir sind ein Familienbetrieb aus Braak bei Hamburg: Charlyn organisiert und bearbeitet die Bilder, ich fotografiere. Weil unsere eigenen Kinder in Kita und Schule sind, kennen wir beide Seiten dieses Tages — die vor der Kamera und die am Küchentisch, an dem später die Bilder angeschaut werden.
Alle vier Schritte mit Bildern finden Sie hier: Ablauf im Detail ansehen
